Seus hábitos de e-mail podem transmitir uma mensagem que você não pretendia enviar. Veja como limpar suas comunicações em 2015.
Quantas vezes por dia você clica em responder ou enviar? Provavelmente muitos para contar.
Abrir nossa caixa de entrada se tornou tão natural quanto escovar os dentes pela manhã. Muitos de nós enviam e-mails sem pensar no que escrevemos. Mas Peggy Duncan, especialista em produtividade, autora de Conquiste a sobrecarga de e-mail com melhores hábitos, etiqueta e perspectivas e fundador de The Digital Breakthroughs Institute diz como seu e-mail diz muito sobre quem você é e pode impactar negativamente sua reputação com seus colegas de trabalho, chefes e clientes.
Comece 2015 eliminando essas sete gafes de e-mail comuns:
1. Copiar pessoas em e-mails
Batemos em 'responder todos' demais ', diz Duncan. Ao enviar um e-mail, pergunte a si mesmo quem precisa receber as informações que você está enviando e envie-as apenas para essas pessoas. Se ainda não tiver certeza, Duncan recomenda se perguntar se você pegaria o telefone e ligaria para aquela pessoa para compartilhar as informações enviadas por e-mail. Se não, por que você está enviando um e-mail para eles sobre isso? ela pergunta.
2. Linhas de assunto vagas
Eu deveria saber exatamente do que se trata seu e-mail apenas lendo o assunto, da mesma forma que faria com uma manchete de jornal, diz Duncan. Uma reunião de leitura de assunto não é específica o suficiente. Peço a Duncan que analise meu e-mail para ela. Minha linha de assunto dizia: inquérito de mídia - Fast Company. Foi bom, diz Duncan. Eu sabia que era um inquérito da mídia e para quem era. Meu único erro? Eu não sabia do que se tratava, diz Duncan.
Você pegaria o telefone e ligaria para essa pessoa para compartilhar as informações enviadas por e-mail? Se não, por que você está enviando um e-mail para eles sobre isso?Em sua resposta ao meu e-mail, percebi que Duncan foi adicionado à linha de assunto, incluindo a palavra e-mail. Quando eu salvo esta mensagem ou a vejo na pasta enviada e tenho mensagens diferentes de você sobre diferentes tópicos, a linha de assunto me dirá qual e-mail abrir, explica Duncan. Deixar a linha de assunto o mais clara possível não apenas ajuda o receptor a entender do que se trata sua mensagem antes mesmo de abri-la, mas é uma ótima maneira de ajudá-lo a organizar sua caixa de entrada.
3. Linhas de assunto que não correspondem à mensagem
Pegar um e-mail antigo de um contato com o qual você não fala há alguns meses e responder, apenas para enviar uma mensagem totalmente não relacionada à discussão anterior e ao título do e-mail original, é confuso para o destinatário. Altere a linha de assunto assim que o conteúdo da cadeia de e-mail mudar.
4. Envio de respostas de uma linha
Responder a um e-mail com Obrigado ou OK não adianta a conversa de forma alguma. Você não precisa responder a todos os e-mails, diz Duncan, que analisa nossa conversa por e-mail. Quando perguntei a Duncan se ela estava livre às 15 horas, para bater um papo, ela responde que sim e me enviou seu número de telefone.
Muitas pessoas teriam respondido ‘Ok, ótimo, fale com você então’ diz Duncan - um e-mail desnecessário que simplesmente entope a caixa de entrada de alguém e não contribui com nada para a conversa. Para evitar ser vítima de e-mails de uma linha, sinta-se à vontade para adicionar nenhuma resposta necessária no início de um e-mail se você não antecipar uma resposta.
5. Responder imediatamente a um e-mail, mas sem propósito
As pessoas têm essa noção de que não importa o que estejam fazendo, não importa o quanto precisem estar focados no que estão fazendo, toda vez que algo soar, eles precisam parar o que estão fazendo e lidar com isso, diz Duncan. O resultado? Respostas imediatas de Entendi - eu entrarei em contato com você mais tarde.
Mas enviar uma resposta rápida apenas para se certificar de que respondeu rapidamente não é suficiente, diz Duncan. Tudo o que você está fazendo é contribuir para minha sobrecarga de e-mail e não me ajudou, diz ela.
Em vez de obter a reputação de alguém que responde rápido, concentre-se na reputação de alguém que envia respostas bem pensadas que levam a conversa adiante. Desative as notificações por e-mail e só responda aos e-mails quando tiver tempo para criar uma resposta adequada.
6. Uso excessivo do botão de alta prioridade
Sinalizar seu e-mail como de alta prioridade deve ser feito com moderação e apenas em casos reais de urgência. Melhor do que marcar um e-mail como alta prioridade? Usando uma linha de assunto descritiva que enfatiza a urgência da mensagem.
7. Não incluindo assinatura
Sua assinatura diz ao receptor quem você é. É a sua introdução, o seu aperto de mão. Sua assinatura deve incluir seu nome, cargo, a empresa para a qual trabalha, suas informações de contato e um site no qual o destinatário do seu e-mail pode clicar para saber mais sobre você e sua empresa. Se não houver assinatura em seu e-mail, como posso saber quem você é? pergunta Duncan. Enviar um e-mail sem assinatura dá ao destinatário a impressão de que você não é profissional e, pior ainda, que seu e-mail não é legítimo.
