Uma resposta automática eficaz pode fazer toda a diferença para sua caixa de entrada.
Provavelmente, você verificará o e-mail durante as férias. Quase dois terços dos viajantes o fazem, de acordo com uma pesquisa da agência de viagens Grupo de Líderes de Viagem . Mas só porque você não pode se desconectar, não significa que seus colegas de trabalho e clientes precisam saber. Na verdade, você provavelmente prefere que eles o deixem em paz para que você possa aproveitar sua escapadela em seus próprios termos.
A resposta está em escrever uma mensagem de ausência temporária eficaz para ajudar a reduzir as interrupções. Deixe as pessoas-chave saberem que você irá embora antes de partir, diz Ivan Misner, fundador da rede global de negócios BNI e autor de Quem está no seu quarto? O segredo para criar sua melhor vida . Isso ajudará a reduzir seu e-mail. Em seguida, crie uma mensagem fora do escritório para todos os outros.
Uma resposta automática bem-sucedida provavelmente inclui estes três elementos:
1. Expectativas estabelecidas
Sua mensagem fora do escritório precisa definir as expectativas em torno da comunicação. Primeiro, forneça informações sobre quando você retornará. Misner sugere dar a si mesmo um encontro extra para se atualizar.
Você não precisa dizer quanto tempo ficará fora, acrescenta Tim Reeves, diretor da agência de publicidade Allen e Gerritsen . Isso só faz você se sentir culpado, especialmente se você estiver tirando férias gloriosas de duas semanas, diz ele. Basta dizer quando você estará de volta. É muito melhor.
Se você estiver verificando e-mails enquanto estiver fora e estiver respondendo mais devagar do que o normal, indique que, sugere Calça Jill Gugino é, director of the Centro de Serviços de Carreira Lerner na Universidade de Delaware. Se você não tem acesso ao e-mail e não pode retornar mensagens, diga também, ela diz. Quanto mais claro você estiver em suas mensagens, melhor.
Quando Gugino Panté está fora do escritório, ela deixa uma mensagem como esta:
Obrigado pelo seu email. No momento, estou fora do escritório e não terei acesso ao e-mail. Responderei seus e-mails quando retornar em [data], mas posso levar de um a dois dias para examinar as mensagens. Agradeço sua paciência enquanto estou fora. Se você precisar de atenção imediata, entre em contato com [nome].
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Você não precisa informar as pessoas por que está fora do escritório, acrescenta Gugino Panté. Por causa de questões de privacidade ou segurança, você pode não querer declarar que está de férias ou em uma conferência, diz ela. Simplesmente declarar que você está fora do escritório deve ser suficiente.
2. Soluções claras
Às vezes, as pessoas vão pensar que não há problema em fazer uma pergunta rápida enquanto você estiver fora do escritório. Evite a interrupção incluindo pelo menos uma pessoa que possa responder a perguntas em sua ausência.
Quando Amy Spurling, cofundadora da empresa beneficia a empresa de software Compt, saiu de férias, ela encerrou sua mensagem com uma orientação clara sobre quem contatar: Se precisar de ajuda imediata, entre em contato com [nome e endereço de e-mail]. Estarei respondendo a todos os e-mails no meu retorno.
Ter alguém que pode substituí-lo durante sua ausência é fundamental, diz Misner. Se você não tem um assistente, tenha um colega de trabalho para apoiá-lo, diz ele. É uma técnica eficaz se vocês apoiarem uns aos outros.
Se você tem projetos críticos que não podem esperar até você retornar, ofereça uma opção de comunicação como mensagens de texto, sugere Reeves. Descobri, para minha alegria, que as pessoas realmente são criteriosas quanto a mandar mensagens de texto para você durante as férias, diz ele, com uma ressalva. Não coloque o número do seu celular na mensagem de ausência. Dessa forma, apenas as pessoas que têm seu número de celular podem enviar mensagens de texto para você. E esses são os mais importantes para você.
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3. Humor
Se você quiser que as pessoas se lembrem de que você está ausente, faça algo engraçado ou diferente, sugere Misner. A mensagem normal de ausência do escritório que diz que você não está disponível e está de férias é boa, mas não memorável, diz ele.
Quando Misner fez um retiro de redação, ele criou este autoresponder:
Fui levada por homens de terno que pareciam zangados e levada para uma pequena sala com uma luz, um pouco de água e um laptop. Disseram-me para escrever. Acho que esses homens são do meu editor. Espero ser solto na quinta-feira para poder começar a responder aos e-mails novamente.
Não eram férias, mas eu não queria lidar com coisas normais de negócios, diz ele. O humor é pegajoso. As pessoas riram ... e me deixaram em paz.
